Elkan historiaa

Huoli yritysarkistojen säilymisestä tuleville polville ja tutkimuksen tarpeisiin tiedostettiin jo 1930-luvulla Ekonomiska Samfundetissa. Toisen maailmansodan jälkeen Keskuskauppakamari asetti komitean selvittämään keskusarkiston perustamista. Se sai valmiiksi ehdotuksensa vuonna 1953. Kun arkiston ylläpitämistä varten ei saatu koottua rahoitusta, hanke kuivui kokoon. Kauppakamarilaitos päätyi neuvonta- ja valistustoimintaan, minkä tuloksena lopulta perustettiin Liikearkistoyhdistys vuonna 1960. Se keskittyi koulutus- ja julkaisutoimintaan, mutta ajatusta liike-elämän keskusarkistosta ei kokonaan haudattu.

Elinkeinoelämän keskusarkiston syntyhistoriassa vuodella 1974 oli suuri merkitys. Tuolloin annettiin laki yksityisarkistojen valtionavusta, joka ratkaisi arkiston perustamisen suurimman esteen, toiminnan rahoituksen.  Liikearkistoyhdistys ryhtyi aktiivisesti ajamaan keskusarkiston perustamista ja teki erilaisia selvityksiä. Vaihtoehtoja keskusarkiston sijoittamispaikkakunnaksi oli useita, mutta Mikkelin kaupungin aktiivisuus ja sitoutuminen toiminnan tukemiseen painoivat vaakakupissa niin paljon, että päätös elinkeinoelämän arkiston perustamisesta Etelä-Savon pääkaupunkiin oli lopulta helppo tehdä.

Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston Säätiö perustettiin joulukuussa 1979.  Perustajaorganisaatiot olivat Helsingin Kauppakorkeakoulu, Itä-Suomen Instituutin Kannatusyhdistys, Keskuskauppakamari, Liikearkistoyhdistys, Liiketyöantajain Keskusliitto, Mikkelin Kauppakamari, Mikkelin kaupunki, Mikkelin läänin maakuntaliitto, Suomalaisen Liikesivistysrahaston Kannatusyhdistys, Suomen Kulttuurirahasto, Suomen Työantajain Keskusliitto ja Teollisuuden Keskusliitto. Samat jäsenet ovat edelleen mukana säätiön hallinnossa, joskin nimi- ja organisaatiomuutoksia on vuosien varrella tapahtunut.  

Säännöissä säätiön tarkoitus todetaan lyhyesti: ”elinkeinoelämän keskusarkiston hoidon järjestäminen ja edistäminen”. Koska kyseessä oli valtakunnallisesti merkittävä kulttuurihanke, uusi säätiö sai muitta mutkitta valtionapua toimintansa rahoittamiseen.

Mikkelin kaupunki oli ennen säätiön perustamista asettanut ns. Elka-toimikunnan valmistelemaan arkiston saamista kaupunkiin - myöhemmin vakiintunut lyhenne oli siis käytössä jo ennen varsinaisen toiminnan alkamista.  Kaupunki saneerasi Elkan käyttöön puolustusvoimilta vapautuneen varikkorakennuksen, jossa toiminta aloitettiin viiden työntekijän voimin 2.5.1981.

Elkan johtajaksi valittiin valtiotieteen maisteri Matti Lakio. Hänen liki 30 vuotta kestäneen johtajakautensa aikana Elkasta kehittyi kansallisesti ja kansainvälisestikin tunnettu arkistotoimija.

Aluksi jotkut yritykset hieman epäröivät luovuttaa aineistojaan. Elkaa luultiin jopa verottajan salajuoneksi tietojen urkkimista varten. Mutta kun työnantajien keskusjärjestöt ja mm. Enso-Gutzeit luovuttivat aineistojaan, saatiin hyviä referenssejä. Arkistoja alkoi virrata Mikkeliin sellaista vauhtia, että tiloja oli ryhdyttävä laajentamaan.  Ensimmäinen laajennus valmistui vuonna 1990. Sen, kuten vuosien 1999 ja 2007 laajennuksetkin, toteutti vuonna 1989 perustettu Mikkelin Arkistotalo Oy.  

Asiakirjojen käyttöön liittyvä asiakaspalvelu on ollut toinen Elkan keskeinen tehtävä. Arkistoon on sen toiminnan aikana kertynyt laaja ja monipuolinen tietovarasto, jota voidaan käyttää moninaisilla tavoilla. Vuosien varrella on palveltu tuhansia ihmisiä tutkijasalissa, kaukolainamaalla asiakirjoja tai välittämällä tietoja aineistoista kotisivuilla.  Päivittäin on myös vastattu aineistoihin liittyviin kysymyksiin.

Aluksi tietopalvelun asiakkaat olivat paljolti ammattitutkijoita, mutta vuosien kuluessa eri alojen harrastajat ja ns. suuri yleisö ovat löytäneet Elkan aineistot.  Luonnollisesti myös yritykset ovat hyödyntäneet Elkassa olevia asiakirjojaan tiedontarpeissaan.

Elka on kehittänyt toimintaansa vastaamaan toimintaympäristössä tapahtuneita muutoksia. Vuonna 1984 hankittiin ensimmäinen pc-tietokone ja aloitettiin valtakunnallisen arkistotietokannan suunnittelu.  Uuden tietokannan avulla toteutettiin painetut luettelot Suomen yritysarkistot I-II vuosina 1987 ja 1988. Sittemmin valtakunnallisen rekisterin ylläpitämisestä on luovuttu, koska sen ajan tasalla pitäminen oli hankalaa. Vanhan rekisterin perustietoja on kuitenkin myöhemmin siirretty Elkan uuteen tietojärjestelmään.  Pc-koneiden hankkiminen mahdollisti myös arkistoluetteloiden kirjoittamisen tekstinkäsittelyohjelman avulla.

Erityisaineistojen metatietojen tallentamista varten syntyivät erityisrekisterit 1990-luvun taitteessa. Samaan aikaan aloitettiin arkistoluetteloiden metatietojen tallentaminen tietokantaan, josta saatiin tulostettua arkistoluettelot.  Erilliset sovellukset koottiin yhteen, Elma-nimen saaneeseen relaatiotietokantaan vuonna 2002.  Sen avulla voidaan hoitaa aineistojen hallinnan keskeiset tehtävät.  

Monet kehittämishankkeet eivät olisi onnistuneet ilman yhteistyötä ja projektirahoitusta. Alkuvuosina saatiin kehittämisrahaa Mikkelin lääninhallitukselta. Opetusministeriön rahoituksella Elka on ollut mukana toteuttamassa muiden yksityisten keskusarkistojen kanssa useita projekteja. Niiden tuloksena suunniteltiin yksityisarkisto- ja valokuvarekisterit sekä digitoitiin äänitteitä, videoita ja muita asiakirjoja.  Aineistoja, varsinkin valokuvia, on digitoitu paljon 2000-luvun alusta lähtien.

Mikkeli on kehittynyt merkittäväksi arkistokaupungiksi, ja Elka on löytänyt myös paikallisia yhteistyökumppaneita. Maakunta-arkiston, kaupunginkirjaston ja museon kanssa syntyi yhteinen Etelä-Savon aluetietokanta 2000-luvun alussa. Mikkelin ammattikorkeakoulun kanssa toteutettiin vuosina 2004 - 2006 Elkad-projekti, jossa kehitettiin ääniteiden ja videoiden digitointia sekä toteutettiin tietokantaratkaisu digitaalisten av-aineistojen hallintaan.

2000-luvulle tultaessa Elkan henkilökunnan määrä vakiintui 11 työntekijään. Vuonna 2007 Elka sai toteutettavakseen Sota-arkiston kunnostamattoman aineiston kunnostamisprojektin.  Vuoden 2015 lopussa päättynyt projekti toi 25 uutta elkalaista. Määräaikaiset työntekijät ja harjoittelijat mukaan lukien Elkasta oli tullut 40 henkilön työpaikka ja merkittävä työllistäjä. Projektin päätyttyä Elkan henkilökunnan lukumäärä laski kuuteentoista.

Asiakirjahallinto sähköistyy ja monia asioita hoidetaan Internetin kautta. Vaikka paperiasiakirjoja otetaan edelleen vastaan vuosienkin päästä, Elka tulee kehittämään sähköisiä palvelujaan siten, että ne vastaavat sekä yritysten että asiakirjojen käyttäjien tarpeita.